Ekstremalnie długi proces zakupowy - historia pewnej klimatyzacji

Jeden z artykułów dotyczących klimatyzacji w pomieszczeniach biurowych przypomniał mi dość absurdalną przygodę z jaką się zderzył mój zespół podczas realizacji projektu doradczego. Jak to zwykle bywa w procesach restrukturyzacyjnych konsultant to taki stwór, którego się niezbyt lubi, bo wymusza zmiany i oszczędności. W związku z tym stwora umieszcza się w niezbyt ciekawych warunkach lokalowych, a niech “ma za swoje”.

Nasz projekt co prawda nie dotyczył optymalizacji systemów zakupowych, ale bardzo złożone procedury wewnętrzne uniemożliwiały przeprowadzenie optymalizacji jakie proponowaliśmy w obszarze kadr. Niemożliwe było zoptymalizowanie zasobów bo potrzebny był człowiek do “biegania z papierami do podpisu”. Dowód jak “sprawnie inaczej” ten proces działa mieliśmy otrzymać na sam koniec projektu…

Projekt zaczęliśmy w środku lata, ciepłego i upalnego - wręcz rekordowego jak na lokalne możliwości. Poprosiliśmy więc uprzejmie, czy można zainstalować klimatyzator w pokoju zajmowanym przez dużą grupę konsultantów (zużywaliśmy cały dostępny tlen). Do naszej prośby się nawet przychylono i uruchomiono procedurę… Procedura trwała… My w przypływie rozpaczy (temperatura zewnętrzna ponad 36 st C zdecydowaliśmy się na środki zaradcze - zakupiliśmy 2 wentylatorki, które mieliły rozgrzane powietrze i siedzieliśmy w przeciągu… przyszła jesień o klimatyzatorze zapomnieliśmy, minęła wiosna, zapomnieliśmy o naszej prośbie…

Ale zbiurokratyzowany system nie zapomniał. O dziwo!

Pod koniec jesieni kolejnego roku, gdy po zakończonym z sukcesem projekcie ostatnie osoby pakowały nasze biuro, przyszło dwóch panów instalować klimatyzator! Niestety nie zweryfikowano zasadności zakupu. Mam nadzieję, że w naszym pokoju umieszczono inną grupę konsultantów, którzy tym razem mieli bardziej cywilizowane warunki pracy.

Anegdota! To prawda, ale takie same problemy z procesem zakupowym i tysiącami odwlekanych decyzji dotyczył zamówień składanych w innych częściach organizacji. Z uwagi zbiurokratyzowany proces, firma trzymała bardzo duże zapasy części zamiennych, bo inaczej zakup trwał miesiące a maszyna stała. W magazynach niszczały setki części zamiennych, o których nikt nie pamiętał ani nie był w stanie zapanować nad ich przydatnością. Wszystko to mroziło pieniądze tak potrzebne firmie w trudnym okresie kryzysu. Taki skostniały system utworzono w odpowiedzi na zidentyfikowane przypadki prywaty. Prywatę ukrócono, ale w innym miejscu usztywniono strasznie funkcjonowanie firmy. Niestety nie miałam szansy skalkulować, który z tych problemów był bardziej kosztowny dla firmy. Prywata, czy mrożenie kapitału. Może warto było jednak pokusić się o usprawnienie procesu jednocześnie z załataniem problemu prywaty.

(średnia: 5 na 5)

 Loading ...